A. Pengertian
Perencanaan merupakan fungsi awal manajemen. Manajemen itu sendiri menurut Hersey dan Blanchard (1977) diberi batasan : “As working with and though individuals and groups to accomplish organizational goals” (manajemen adalah kegiatan kerja bersama perorangan dan kelompok untuk mencapai tujuan).
Perencanaan adalah proses ynag sistematis dalam pengambilan keputusan tentang tindakan yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang. Disebut sistematis karena perencanaan yang dilaksanakan dengan prinsip-prinsip tertentu. Prinsip tersebut mencakup proses pengambilan keputusan, pengunaan pengetahuan dan tehnik secara ilmiah, serta kegiatan atau tindakan yang terorganisasi. Waterson (1965) mengemukakan bahwa pada hakekatnya perencanaan merupakan usaha sadar, terorganisasi dan terus menerus dilakukan untuk memilih alternatif yang terbaik dari sejumlah alternatif tindakan guna untuk mencapai tujuan.
Perencanaan bukan kegiatan yang tersendiri melainkan merupakan dari suatu proses pengambilan keputusan yang komplek. Oleh karena itu Schaffer (1970) menjelaskan bahwa apabila perencanaan dibicarakan, kegiatan ini tidak terlepas dari hal-hal yang berkaitan dengan proses pengambilan keputusan.
Berdasarkan beberapa pengertian dan prinsip-prinsip diatas dapat dikemukan bahwa keputusan yang diat5ujuan mbil dalam perencanaan berkaitan dengan rangkaian tindakan atau kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan dimasa yang akan datang. Rangkaian tindakan perlu dilakukan karena dua alasan. Pertama, untuk mewujudkan kemajuan atau keberhasilan sesuai dengan yang diharapkan. Kedua, supaya tidak terjadi hal-hal yang tidak diharapkan, dan kondisi yang sama atau lebih rendah dari pada keadaan pada saat ini.
B. Fungsi dan Karakteristik
Sebagaimana yang telah dikemukakan sebelumnya bahwa perencanaan dilakukan untuk menyusun rangkaian tindakan atau kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tujuan tersebut dapat mencakup tujuan umum (goals) ataupun tujuan khusus (objectivities) yang dimiliki oleh suatu lembaga atau organisasi.
Perencanaan pendidikan nonformal merupakan kegiatan yang berkaitan dengan :
* Upaya sistematis yang menggambarkan penyusunan rangkaian tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi atau lembaga dengan mempertimbangkan sumber-sumber yang tersedia atau sumber-sumber yang dapat disediakan. Baik sumber daya manusia (human resources) maupun sumber non daya manusia
* Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengarahkan sumber-sumber yang terbatas secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Berdasarkan keterangan diatas perencanaan pendidikan memiliki ciri-ciri khusus (karakteristik) sebagai berikut :
1. Perencanaan merupakan model pengambilan keputusan secara rasional dalam memilih dan menetapkan tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.
2. Perencanaan berorientasi pada perubahan dari keadaan masa sekarang kepada suatu keadaan yang diinginkan dimasa yang akan datang.
3. Perencanaan melibatkan orang-orang kedalam suatu proses untuk menentukan dan menemukan masa depan.
4. Perencanaan memberi arah mengenai bagaimana dan kapan tindakan itu akan dilakukan.
5. Perencanaan melibatkan perkiraan tentang semua kegiatan yang akan dilalui atau dilaksanakan.
6. Perencanaan berhubungan dengan penetuan prioritas dan urutan tindakan yang akan dilakukan.
7. Perencanaan sebagai titik awal untuk mengarahkan kegiatan pengorganisasian, pembinaan, penilaian, dan pengembangan.
Ketujuh karakteristik perencanaan diatassaling berhubungan dan saling menopang antara satu dengan lainnya. Ciri-ciri tersebut perlu dijabarkan dalam rangkaian kegiatan pendidikan nonformal maupun formal yang akan diselenggarakan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
C. Jenis-jenis perencanaan
Perencanaan yang diterapkan dalam pendidikan dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu allocative planning dan innovative planning. Kedua jenis perencanaan ini merupakan perencanaan lintas kegiatan (transactive planning). Perencanaan ini pun dapat berrcorak lintas kelembagaan atau lintas sektoral. Friedman (1972) mengemukakan bahwa dalam perencanaan lintas kegiatan dan lintas sektoral akan terjadi kegiatan saling belajar melalui proses hubungan antar manusia diantara semua pihak yang terlibat dalam upaya menentukan tujaun organisasi dan dalam merumuskan rangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Pada umumnya semua pihak yang terlibat dalam perencanaan memiliki semangat dan keinginan yang tinggi untuk melakukan kegiatan dalam perencanaan. Gambaran umum tentang kedua jenis perencanaan itu diuraikan dibawah ini.
> Perencanaan Alokatif (Allocative Plan)
a) Ruang lingkup
Allocative Planning ditandai dengan upaya pembagian (alokasi) sumber-sumber yang jumlahnya terbatas kepada kegiatan-kegiatan dan pihak-pihak yang akan mengunakan sumber-sumber tersebut yang jumlahnya lebih banyak dibangdingkandengan ketersediaan sumber-sumber yang akan disebarkan. Upaya penyebaran ini umumnya dilakukan secara rasional pada organisasi atau lembaga ditingkat pusat. Planning, Programming, and Budgetting System (PPBS) merupakan salah satu contoh yang sering digunakandalam tipe perencanaan alokatif.
Di Indonesia, suatu bentuk perencanaan yang dimodofikasi dari PPBS antara lain dikenal dengan nama System Perencanaan, Penyusunan Program, dan Penganggaran (SP4). Sistem perencanaan ini dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Karakteristik SP4 yang sekaligus merupakan sifat-sifat umum SP4 meliputi limacam, yaitu :
* Pendekatan perencanaan yang digunakan adalah pendekatan sistem (system approach). Pendekatan ini menitikberatkan pada pengkajian masalah secara komprehensif dengan memperhatikan semua aspek internal dan aspek eksternal yang terdapat pada sistem.
* Berorientasi pada hasil sehingga pengkajian sutatu rencana dilakukan dengan mempertimbangkan hasil atau keluaran (output) yang akan dicapai. Konsekuensinya setiap rencana atau program harus memuat misi dan sasaran yang jelas serta dinyatakan secara khusus.
* Berdasarkan pada struktur program yang baku dan telah ditetapkan untuk mengarahkan semua usaha dan sumber-sumber yang ada untuk memecahkan masalah utama.
* Adanya keseimbangan antara otonomi dan pengarahan.
* Bekerja atas dasar perencanaan secara bergiliran (rooling plan)
b) Ciri-ciri
Perencanaan alokatif mengandung tiga ciri utama, Pertama, perencanaan dilakukan secara komprehensif untuk menuntut adanya hubungan yang erat antara tujuan dengan kegiatan untuk mencapai tujuan. Tujuan harus dirumuskan dengan jelas dan hasilnya dapat diamati dan diukur. Kedua, adanya keseimbangan dan keserasian antara komponen-komponen kegiatan. Ciri ini memberikan gambaran bahwa masalah yang diidentifikasi, tujuan dan kegiatan yang dirumuskan akan didasarkan atas keseimbangan semua komponen kegiatan. Ketiga, adanya alasan fungsional untuk melakukan perencanaan. Ciri ini menunjukkan bahwa dalam perancanaan alokatif diisyaratkan adanya pengambilan keputusan secara rasional sesuai dengan fungsi-fungsi lembaga dan tugas pokok yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi.
c) Tipe-tipe
Perencanaan alokatif meliputi berbagai tipe yang berbeda antara yang satu dengan yang lainnya. Sasarannya sama yaitu untuk mempertegas tujuan yang akan dicapai dan menetapkan strategi kegiatan pencapaian tujuan secara efektif dan efesien dengan menggunakan sumber-sumber yang tersedia atau yang dapat disediakan.
Menurut Friedman (1973), dapat dikatagorikan kepada empat tipe yaitu :
* Perencanaan Berdasarkan Perintah (Command Planning)
Perencanaan ini memiliki ciri birokratik yang kuat. Pakar perencanaan yang digunakan oleh birokrat berperan hanya sebagai tenaga specialist, seperti konsultan perencana. Tipe perencanaan ini berorientasi pada rencana umum yang telah disusun berdasarkan patokan-patokan yang telah ditetapkan oleh pimpinan lembaga tingkat atas yang berwenang untuk memberi perintah.
Sebagai ilustrasi dapat dikemukan sebuah contoh perencanaan berdasarkan perintah dalam pendidikan nonformal. Direktorat Pendidikan Masyarakat Direktorat Pendidikan Luar Sekolah dan Pemuda telah menetapkan rencana dan sasaran biaya program pembianaan Pendidikan Masyarakat dalam Pelita V sebagaimana terlihat dalam tabel berikut :
Program, Sasaran dan Biaya Program Utama DIKMAS selama Pelita V
No
Program
Sasaran
Unit Biaya
(ribuan Rp)
Total Biaya
(ribuan Rp)
1
2
3
4
5
6
Kejar Paket A *
Kejar Paket B *
Kejar Usaha Biasa @
Kejar Usaha Induk @
Magang *
Kursus DIKLUSMAS *
5.650.000
100.000
90.000
10.000
152.000
600.000
7.5
90
200
2000
300
50
42.753
9000
18.000
30.000
45.000
30.000
JUMLAH
164.975
Sumber : Dit Dikmas Dikjen Dikluspora
Keterangan
* sasarannya adalah jumlah orang
@ sasarannya adalah jumlah kelompok
* Perencanaan Berdasarkan Kebijakan (Police Planning)
Perencanaan ini ditandai dengan kehadiran para pakar perencanaan yang berperan sebagai penasehat (advisor) bagi para perencana ditingkat pusat, tingkat daerah, dan tingkat lembaga penyelenggara program. Perencanaan ini didasarkan atas kebijakan-kebijakan yang telah ditetap sebelumnya. Pengawasan dilakukan untuk terwujudnya proses pengambilan keputusan mengenai rencana yang merujuk kepada kebijakan yang telah ditetapkan, dengan mempertimbangkan kondisi dan kemampuan daerah serta lembaga penyelenggara program.
Pengawasan yang ketat oleh lembaga tingkat pusat tidak diperlukan dalam perencanaan tipe ini karena keketatan pengawasan tersebut dipandang akan menghambat kreativitas daerah yang memiliki kondisi yang berbeda-beda.
Perencanaan ini membutuhkan kelengkapan informasi dari daerah dan lembaga tingkat pusat. Informasi ini berkaitan dengan kondisi daerah dan lembaga, termasuk didalamnya adalah pengalaman, sumber-sumber, potensi, dan kemungkinan hambatan yang berhubungan dengan rencana yang akan dirumuskan.
* Perencanaan Berdasarkan Persekutuan (Corporate Planning)
Perencanaan ini ditandai dengan hadirnya para pakar perencanaan yang berperan sebagai penghubung dalam perundingan-perundingan antara berbagai pihak yang terlibat dalam perencanaan. Perencanaan tipe ini lebih menitikberatkan pada proses kegiatan saling berhubungan antar berbagai pihak baik dalam menentukan tujuan maupun dalam menerapkan kegiatan untuk mencapai tujuan.
Dalam perencanaan ini, proses kegiatan oleh pihak-pihak yang bersekutu lebih diutamakan dari pada hasil kegiatan yang akan dicapai. Pengambilan keputusan tidak dilakukan sebelum semua pihak yang menyepakati melalui proses perundingan. Hasil keputusan dalam perundingan itu biasanya diwarnai oleh perbedaan kekuatan para peserta yang bersekutu dalam tawar-menawar mengenai kepentingan masing-masing dan dipengaruhi pula oleh perbedaan ketrampilan setiap pihak dalam mengunakan kekuatan dan pengaruhnya.
Untuk menghasilkan sebuah keputusan tentang suatu program atau kegiatan, salah satu indikasinya adalah setiap usaha pemecahan masalah harus melalui perundingan secara terpisah antara pemecahan suatu masalah dengan pemecahan masalah lainnya. Segi positif dari perencanaan tipe ini adalah dapat menumbuhkan rangkaian jaringan perundingan yang berkesinambungan sehingga semua pihak dapat saling melakukan konsultasi secara berkesinambungan, terutama saat pelaksanaan program dilapangan.
* Perencanaan Berdasarkan Kepentingan Peserta (Participant Planning)
Perencanaan ini terjadi apabila dalam proses pengambilan keputusan mengenai rencana untuk memecahkan masalah nasional atau untuk melaksanakan tugas nasional, ditawarkan atau diserahkan oleh lembaga tingkat nasional kepada lembaga yang dibentuk oleh masyarakat dan tersebar dimasyarakat. Lembaga tersebut antara lain : organisasi-organisasi rukun tetangga, rukun wilayah, kelompok kerja, koperasi, himpunan petani, organisasi pemuda dan wanita, persatuan keagamaan, ikatan pelajar dan mahasiswa, kelompok belajar, dan lembaga swadaya masyarakat (LSM) lainnya.
LSM biasanya memiliki sumber dana yang terbatas. Dana biasanya diperoleh dari sumbangan anggota atau penduduk yang memiliki kemampuan terbatas pula. Sumber dana yang berasal dari hasil kegiatan ekonomi yang oleh lembaga pada umumnya relatif kecil.
Tetapi LSM tersebut harus berusaha untuk mendapatkan bantuan dari pihak luar baik dari lembaga pemerintah maupun non pemerintah di tingkat lebih tinggi. Dengan demikian, para perencana dapat membantu kemampuan para pengelola LSM untuk melakukan hubungan keluar (public affairs) dan untuk mengembangkan sumber-sumber yang tersedia yang telah dimiliki.
> Perencanaan Inovatif (Innovative Planning)
Perencanaan innovatif merupakan proses penyusunan rencana yang menitikberatkan perluasan fungsi dan wawasan kelembagaan untuk mememecahkan permasalahan kehidupan masyarakat yang menjadi layanan berbagai lembaga. Perencanaan ini ditandai dengan adanya upaya mengembangkan kegiatan dan gagasan baru dalam memecahkan masalah. Berbagai keahlian teknis dilibatkan secara terpadu dalam perencanaan untuk memecahkan masalah yang terjadi dalam kehidupan luas. Proses dalam perencanaan tidak hanya menghasilkan rencana melainkan juga mewujudkan visi diantara para perencana dari berbagai bidang kegiatan lembaga-lembaga terkait.
Chamberlain (1965) dalam bukunya “Private and Public Planning” menjelaskan bahwa perencanaan innovatif adalah tipe perencanaan untuk menghadapi masalah-masalah besar yang tidak dapat dipecahkan dengan mengunakan perencanaan konvensional, melainkan harus mengunakan pola perencanaan yang baru.
Perencanaan innovatif mempunyai tiga ciri pokok yaitu : pembentukan lembaga baru, orientasi pada tindakan atau kegiatan, dan penggerakan sumber-sumber yang diperlukan. Ketiga ciri pokok tersebut dipaparkan dibawah ini.
a) Pembentukan lembaga baru
Perencanaan innovatif pada dasarnya berhubungan dengan penjabaran prinsip-prinsip umum perencanaan yang telah dilakukan oleh lembaga-lembaga terkait kedalam perencanaan yang disusun oleh lembaga yang dibentuk atas kesepakatan lembaga-lembaga tersebut.
Pembentukan lembaga baru tersebut didasarkan atas kepentingan-kepentingan lembaga yang bersangkutan dalam menangani masalah khusus baik secara nasional, daerah, ataupun lokal yang membutuhkan pemecahan secara bersama oleh lembaga-lembaga terkait. Penanganan secara bersama menyangkut pendayagunaan sumber daya manusia yang terdapat pada lembaga masing-masing, pembagian, garapan, dan tugas tiap lembaga, dan lain sebagainya.
Misalnya masalah yang menyangkut kepentingan umum dimasyarakat ialah bertambahnya angka pengangguran pada penduduk usia muda. Dalam menanggulangi masalah pengangguran tersebut pemerintah pusat menetapkan sebuah program perluasan kesempatan kerja, khususnya padat karya. Sasaran yang dijadikan prioritas ialah para pemuda yang menganggur didaerah pedesaan. Program ini akan ditempuh melalui tahapan kegiatan :
1. Pendataan seluruh jumlah penduduk yang berusia muda yang belum mendapatkan pekerjaan atau belum memiliki lapangan usaha (job assessment)
2. Pendidikan dan latihan kerja (workshop and training)
3. Penyaluran lulusan pendidikan ke berbagai lapangan kerja dan dunia usaha (magang)
Upaya perluasan lapangan kerja ini sulit dilakukan secara tuntas oleh satu lembaga, maka kerjasama diantara berbagai lembaga pemerintah menjadi satu keharusan.
Ciri-ciri perencanaan innovatif dalam bentuk lembaga baru disini adalah sebagai berikut :
1. Adanya lembaga baru yang dibentuk oleh lembaga-lembaga terkait atau sektor-sektor, walaupun keputusannya kadang-kadang diputuskan atas dasar politik, namun lembaga baru ini memiliki persepsi dan misi yang perlu digarap secara bersama
2. Lembaga baru berperan untuk mewakili fungsi lembaga-lembaga yang membentuknya dalam memberikan pelayanan secara efektif dan efisisen kepada masyarakat yang membutuhkannya.
3. Lahirnya lembaga baru tidak dimaksudkan untuk menambah anggaran biaya lembaga-lembaga yang membentuknya, karena pembiayaan program-program lembaga baru berasal dari anggaran biaya yang telah ada pada lembaga-lembaga yang telah membentuknya.
4. Hasil yang dicapai dalam perencanaan innovatif tidak biasa dinilai dengan mengunakan analisis sektoral sebagaimana digunakan dilembaga masing-masing. Keberhasilan perencanaan innovatif ini dinilai secara komprehence karena merupakan usaha bersama melalui kegiatan lembaga baru
5. Lembaga baru lebih bersifat reformist, artinya lembaga ini dibentuk untuk memperbaharui sistem pelayanan yang telah ada untuk memecahkan masalah-masalah yang kompleks dan tidak dapat dilakukan secara sektoral.
Ciri terakhir disini berkaitan dengan kecenderungan bahwa makin maju suatu masyarakat, maka berkembang pula spesialisasinya. Namun betapapun tajamnya suatu spesialisasi, masing-masing tidak dapat menyelesaikan masalah umum dengan tuntas. Oleh karena itu diperlukan kerjasama antara lintas sektoral dengan berbagai macam disiplin ilmu lainnya. Akhirnya, perencanaan innovatif ini dapat memperkuat hubungan antar lembaga dan dapat menumbuhkan sistem pelayanan secara terpadu kepada masyarakat.
b) Berorientasi pada kegiatan
Dalam perencanaan innovatif upaya untuk memilih alternatif kegiatan yang efektif untuk mencapai tujuan, dapat dilakukan melalui pertimbangan rasional. Adapun upaya yang sustinable untuk melakukan kegiatan yang efektif itu disebut strategi kegiatan.
Ada dua strategi kegiatan dalam perencanaan innovatif yang berhasil yaitu :
Strategi Pertama, pengembangan mutu lembaga baru untuk membina hubungan yang erat yang berkelanjutan antara lembaga-lembaga untuk membentuk lembaga baru tersebut.
Strategi Kedua, mekanisme kegiatan terfokus pada target pencapaian tujuan lembaga baru itu sendiri.
STRATEGI KEGIATAN PERENCANAAN INNOVATIF
DALAM PEMBENTUKAN LEMBAGA BARU
Kedua strategi diatas dapat diaplikasikan secara bersamaan, kegiatan pengembangan kelembagaan tidak terpisah oleh kegiatan yang memfungsikan lembaga baru. Perlu dikemukan disini bahwa kegiatan-kegiatan strategis sering tidak terdokumentasikan secara resmi, karena pada saat program sedang berlangsung kadang-kandang dilakukan melalui telepon, pertemuan singkat, pengiriman nota, dan lain sebagainya. Kegiatan yang didokumentasi secara resmi biasanya dilakukan melalui laporan tentang pencarian dan pendayagunaan sumber-sumber, pelaksanaan program, desiminasi temuan, dan penyusunan program baru.
c) Pengarahan sumber-sumber
Dalam perencanaan innovatif, para perencana biasanya bertindak sebagai wirausahawan yang aktif melalui kegiatan mencari, mengerahkan, mengorganisasi, dan mendayagunakan sumber-sumber yang tersedia baik didalam maupun diluar lembaga-lembaga terkait., termasuk sumber-sumber dari masyarakat. Sedangkan dalam perencanaan alokatif, sebagaimana yang telah saya kemukan pada pembahasan terdahulu, peran para perencana sebagai penyebar sumber-sumber terbatas dan tersedia ditingkat pusat kepada pihak-pihak yang akan menggunakan sumber tersebut dan kebutuhannya lebih besar dibandingkan dengan sumber yang tersedia.
Perluasan peranan perencana sebagai wirausahawan itu disebabkan oleh beberapa alasan yaitu :
1. Kehadiran lembaga baru
2. Para perencana mengadakan komunikasi dan negosiasi aktif dengan lembaga-lembaga terkait agar tercapai kesepakatan tentang manfaat dan fungsi lembaga baru bagi kepentingan misi dan fungsi lembaga masing-masing.
3. Keberhasilan lembaga baru akan terwujud apabila memiliki dukungan kuat secara berkelanjutan.
Sebelum menggunakan perencanaan tipe alokatif dan innovatif terlebih dahulu seorang perencana harus memahami patokan dasar perencanaan seperti gambar berikut ini :
PATOKAN DASAR
PERENCANAAN ALOKATIF DAN INNOVATIF
> Perencanaan Strategis (strategic planning)
Selain perencanaan alokatif dan perencanaan innovatif sebagaimana yang telah saya kemukakan diatas, pada tahun 70 - an muncul sebuah model perencanaan baru yang dikenal dengan Perencanaan Strategis. Perencanaan ini semula dilakukan pada bidang kemiliteran, kemudian digunakan pula dalam bidang pendidikan, ekonomi, dan bidang-bidang lainnya.
Kata “Strategy” berasal dari bahasa latin “Strategos”yang mula-mula merujuk pada kegiatan seorang jenderal militer yang mengkombinasi “stratos” (militer) dengan “ago” (memimpin).
Dengan demikian strategi merupakan suatu tindakan memimpin militer dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Berikut ini akan kita uraikan mengenai fungsi perencanaan, perbedaan antara perencanaan jangka panjang dengan perencanaan strategis, dan langkah-langkah dalam perencanaan strategis.
a. Fungsi Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis merupakan bagian dari manajemen strategis (strategic management). Fungsi-fungsi manajemen strategis dirumuskan oleh Peter Drucker dalam bukunya “Managing and Turbulent Time” sebagai berikut :
“The primary task of strategic management are to understanding environment, define organizational goals, identify option, make an impliment decisions, and evaluate actual performance. Thus, strategis planning arms to expleit the new and different opportunities of tomorrow, in contrast to long range planning, which tries to optimize for tomorrow the trends of today” (Drucker, 1980 : 61)
Menurut pengertian diatas, fungsi manajemen strategis adalah untuk memahami lingkungan, menentukan tujuan-tujuan organisasi, mengidentifikasi alternatif pilihan, membuat dan melaksanakan keputusan-keputusan, dan mengevaluasi penampilan kegiatan.
Perencanaan strategis berupaya untuk mendayagunakan berbagai peluang baru yang mungkin terjadi pada masa yang akan datang, sedangkan perencanaan jangka panjang berupaya mengoptimasikan kecenderungan yang terjadi masa kini untuk masa yang akan datang.
b. Perbedaan Antara Perencanaan Jangka Panjang Dengan Perencanaan Strategis
Perencanaan jangka panjang (long range planning) yang populer pada tahun 60 – an, berbeda dengan perencanaan strategis. Feeney (1981) membandingkan perbedaan antara perencanaan jangka panjang dengan perencanaan strategis sebagai berikut :
Confucius
Confucius was a wise Chinese philosopher who was born more than 2,500 years ago. He taught his followers how to live a good and moral life, and his teachings are still studied today
Sedangkan Cope (1981) memberikan masukan terhadap perbedaan perencanaan tersebut, yaitu terdapat enam perbedaan pokok antara keduanya, antara lain :
NO
ASPEK PERBEDAAN
PERENCANAAN JANGKA PANJANG
PERENCANAAN STRATEGIS
1
Merupakan sistem tertutup, sehingga rencana suatu lembaga dibatasi waktunya, seperti rencana untuk 5 Th, 10 Th, dan 25 Th
Merupakan sistem terbuka, organisasi dinamis dan tetap mengalami perubahan, apabila organisasi itu memasukan berbagai macam informasi yang muncul dalam lingkungan
2
Berorientasi pada hasil
Berorientasi pada proses
3
Kurang perhatian terhadap nilai dan kondisi politik (kurang rasional)
Cukup rasional karena tidak memperhatikan pada realitas
4
a. Mengarah kepada analisis internal lingkungan dalam lembaga, model-model pengembangan sumber secara kualitatif
b. Fungsi-fungsi kelembagaan terpisah antara satu dengan yang lainnya
a. Mengarah kepada eksternal lingkungan organisasi
b. Informasi kualitatif
c. Keputusan intuitif tentang penglibatan sumber-sumber
d. Mengikutsertakan pihak-pihak terkait dalam kegiatan-kegiatan yang terpadu
5
Membuat keputusan tentang masa yang akan datang berdasarkan data yang ada pada masa sekarang
Mendayagunakan kecenderungan-kecenderungan masa sekarang dan kemungkinan membuat keputusan pada saat ini, dan bukan membuat keputusan pada masa yang akan datang
6
Menekankan pada penggunaan ilmu yang berkaitan dengan perencanaan, manajemen, dan pengambilan keputusan
Menekankan pada kreativitas, inovasi, dan intuisi sebagai seni dalam perencanaan
e. Langkah-Langkah Perencanaan Strategis
Morison, Renfro, dan Bouche (1984) menjelaskan bahwa langkah-langkah dalam perencanaan strategis merupakan perpaduan antara langkah-langkah rencana jangka panjang (long range planning) dan langkah-langkah kajian lingkungan (environmental scanning).
Perencanaan jangka panjang, secara konvensional didasarkan atas konsep perencanaan yang terdiri atas empat langkah pokok yaitu : pemantauan (monitoring), peramalan (forcasting), penentuan tujuan (goal setting), dan pelaksanaan (implementing). Hubungan keempat langkah tersebut dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar
Langkah-Langkah Pokok Perencanaan Jangka Panjang
(Long Range Planning)
Sedangkan kajian lingkungan (environmental scanning) mencakup empat langkah kegiatan yaitu : pengkajian (scanning), penilaian (evaluating), peramalan (forcasting), dan pemantauan (monitoring). Hubungan antara empat langkah tersebut dapat dilihat dalam gambar berikut.
Gambar
Langkah-Langkah Pokok Kaji Lingkungan (Environmental Scanning)
Siklus kajian lingkungan dimulai dari kegiatan mengkaji lingkungan luar (external environment) suatu lembaga untuk mengetahui berbagai issue yang muncul baik yang berupa ancaman maupun yang merupakan kesempatan atau peluang baru bagi lembaga. Bagian awal dari kajian ini adalah menyusun gambaran tentang kecenderungan berbagai issue yang ada pada saat ini.
Langkah kedua adalah kegiatan menganalisis, mengevaluasi, dan menyusun urutan setiap issue dan kecenderungan tersebut. Analisis ini digunakan untuk mengetahui kemungkinan-kemungkinan pengaruh berbagai issue dan kecenderungan terhadap lembaga. Langkah ini menghasilkan daftar issue dan kecenderungan berdasarkan tingkat kepentingannya terhadap kegiatan baik yang sedang dilaksanakan maupun yang sedang direncanakan oleh lembaga.
Dalam langkah ketiga ini ialah mengunakan berbagai tehnik peramalan issue dan kecenderungan dimasa depan. Langkah keempat adalah memantau setiap issue-issue dan kecenderungan yang dianggap penting relevasinya dengan hasil peramalan, dan untuk mengetahui setiap penyimpangan issue dan kecenderungan hasil peramalan.
Sebagaimana yang telah tersinggung dimuka bahwa kedua model perencanaan tersebut, perencanaan jangka panjang dan studi lingkungan, dapat digabungkan menjadi perencanaan strategis. Dengan penggabungan ini maka proses perencanaan strategis terdiri atas enam langkah pokok yaitu : kajian lingkungan, penilaian informasi, peramalan, penentuan tujuan, pelaksanaan, dan pemantauan. Hubungan langkah-langkah berikut dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Gambar
Langkah-langkah pokok proses perencanaan strategis
Perencanaan strategis sebagai gabungan kajian lingkungan dan perencanaan jangka panjang, memungkinkan adanya kegiatan untuk mengkaji dan mempelajari informasi yang terdapat diluar lingkungan lembaga. Hasil kajian informasi yang sedang terjadi diluar lembaga akan menjadi masukan dalam perencanaan sehingga perencanaan yang dilakukan lembaga akan lebih efektif dan relevan dengan kebutuhan lingkungan luar terhadap lembaga itu. Model kajian informasi ini memberi kemungkinan kepada lembaga untuk mengidentifikasi berbagai issue dan kecenderungan sebagai hasil kajian informasi yang dapat digunakan untuk memodivikasi berbagai issue dan kecenderungan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh lembaga.
1212- 7 -- 7 -- 7 -??
??
??
??
Perencanaan
Dalam Manajemen Pendidikan
Perencanaan merupakan fungsi awal manajemen. Manajemen itu sendiri menurut Hersey dan Blanchard (1977) diberi batasan : “As working with and though individuals and groups to accomplish organizational goals” (manajemen adalah kegiatan kerja bersama perorangan dan kelompok untuk mencapai tujuan).
Perencanaan adalah proses ynag sistematis dalam pengambilan keputusan tentang tindakan yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang. Disebut sistematis karena perencanaan yang dilaksanakan dengan prinsip-prinsip tertentu. Prinsip tersebut mencakup proses pengambilan keputusan, pengunaan pengetahuan dan tehnik secara ilmiah, serta kegiatan atau tindakan yang terorganisasi. Waterson (1965) mengemukakan bahwa pada hakekatnya perencanaan merupakan usaha sadar, terorganisasi dan terus menerus dilakukan untuk memilih alternatif yang terbaik dari sejumlah alternatif tindakan guna untuk mencapai tujuan.
Perencanaan bukan kegiatan yang tersendiri melainkan merupakan dari suatu proses pengambilan keputusan yang komplek. Oleh karena itu Schaffer (1970) menjelaskan bahwa apabila perencanaan dibicarakan, kegiatan ini tidak terlepas dari hal-hal yang berkaitan dengan proses pengambilan keputusan.
Berdasarkan beberapa pengertian dan prinsip-prinsip diatas dapat dikemukan bahwa keputusan yang diat5ujuan mbil dalam perencanaan berkaitan dengan rangkaian tindakan atau kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan dimasa yang akan datang. Rangkaian tindakan perlu dilakukan karena dua alasan. Pertama, untuk mewujudkan kemajuan atau keberhasilan sesuai dengan yang diharapkan. Kedua, supaya tidak terjadi hal-hal yang tidak diharapkan, dan kondisi yang sama atau lebih rendah dari pada keadaan pada saat ini.
B. Fungsi dan Karakteristik
Sebagaimana yang telah dikemukakan sebelumnya bahwa perencanaan dilakukan untuk menyusun rangkaian tindakan atau kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tujuan tersebut dapat mencakup tujuan umum (goals) ataupun tujuan khusus (objectivities) yang dimiliki oleh suatu lembaga atau organisasi.
Perencanaan pendidikan nonformal merupakan kegiatan yang berkaitan dengan :
* Upaya sistematis yang menggambarkan penyusunan rangkaian tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi atau lembaga dengan mempertimbangkan sumber-sumber yang tersedia atau sumber-sumber yang dapat disediakan. Baik sumber daya manusia (human resources) maupun sumber non daya manusia
* Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengarahkan sumber-sumber yang terbatas secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Berdasarkan keterangan diatas perencanaan pendidikan memiliki ciri-ciri khusus (karakteristik) sebagai berikut :
1. Perencanaan merupakan model pengambilan keputusan secara rasional dalam memilih dan menetapkan tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.
2. Perencanaan berorientasi pada perubahan dari keadaan masa sekarang kepada suatu keadaan yang diinginkan dimasa yang akan datang.
3. Perencanaan melibatkan orang-orang kedalam suatu proses untuk menentukan dan menemukan masa depan.
4. Perencanaan memberi arah mengenai bagaimana dan kapan tindakan itu akan dilakukan.
5. Perencanaan melibatkan perkiraan tentang semua kegiatan yang akan dilalui atau dilaksanakan.
6. Perencanaan berhubungan dengan penetuan prioritas dan urutan tindakan yang akan dilakukan.
7. Perencanaan sebagai titik awal untuk mengarahkan kegiatan pengorganisasian, pembinaan, penilaian, dan pengembangan.
Ketujuh karakteristik perencanaan diatassaling berhubungan dan saling menopang antara satu dengan lainnya. Ciri-ciri tersebut perlu dijabarkan dalam rangkaian kegiatan pendidikan nonformal maupun formal yang akan diselenggarakan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
C. Jenis-jenis perencanaan
Perencanaan yang diterapkan dalam pendidikan dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu allocative planning dan innovative planning. Kedua jenis perencanaan ini merupakan perencanaan lintas kegiatan (transactive planning). Perencanaan ini pun dapat berrcorak lintas kelembagaan atau lintas sektoral. Friedman (1972) mengemukakan bahwa dalam perencanaan lintas kegiatan dan lintas sektoral akan terjadi kegiatan saling belajar melalui proses hubungan antar manusia diantara semua pihak yang terlibat dalam upaya menentukan tujaun organisasi dan dalam merumuskan rangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Pada umumnya semua pihak yang terlibat dalam perencanaan memiliki semangat dan keinginan yang tinggi untuk melakukan kegiatan dalam perencanaan. Gambaran umum tentang kedua jenis perencanaan itu diuraikan dibawah ini.
> Perencanaan Alokatif (Allocative Plan)
a) Ruang lingkup
Allocative Planning ditandai dengan upaya pembagian (alokasi) sumber-sumber yang jumlahnya terbatas kepada kegiatan-kegiatan dan pihak-pihak yang akan mengunakan sumber-sumber tersebut yang jumlahnya lebih banyak dibangdingkandengan ketersediaan sumber-sumber yang akan disebarkan. Upaya penyebaran ini umumnya dilakukan secara rasional pada organisasi atau lembaga ditingkat pusat. Planning, Programming, and Budgetting System (PPBS) merupakan salah satu contoh yang sering digunakandalam tipe perencanaan alokatif.
Di Indonesia, suatu bentuk perencanaan yang dimodofikasi dari PPBS antara lain dikenal dengan nama System Perencanaan, Penyusunan Program, dan Penganggaran (SP4). Sistem perencanaan ini dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Karakteristik SP4 yang sekaligus merupakan sifat-sifat umum SP4 meliputi limacam, yaitu :
* Pendekatan perencanaan yang digunakan adalah pendekatan sistem (system approach). Pendekatan ini menitikberatkan pada pengkajian masalah secara komprehensif dengan memperhatikan semua aspek internal dan aspek eksternal yang terdapat pada sistem.
* Berorientasi pada hasil sehingga pengkajian sutatu rencana dilakukan dengan mempertimbangkan hasil atau keluaran (output) yang akan dicapai. Konsekuensinya setiap rencana atau program harus memuat misi dan sasaran yang jelas serta dinyatakan secara khusus.
* Berdasarkan pada struktur program yang baku dan telah ditetapkan untuk mengarahkan semua usaha dan sumber-sumber yang ada untuk memecahkan masalah utama.
* Adanya keseimbangan antara otonomi dan pengarahan.
* Bekerja atas dasar perencanaan secara bergiliran (rooling plan)
b) Ciri-ciri
Perencanaan alokatif mengandung tiga ciri utama, Pertama, perencanaan dilakukan secara komprehensif untuk menuntut adanya hubungan yang erat antara tujuan dengan kegiatan untuk mencapai tujuan. Tujuan harus dirumuskan dengan jelas dan hasilnya dapat diamati dan diukur. Kedua, adanya keseimbangan dan keserasian antara komponen-komponen kegiatan. Ciri ini memberikan gambaran bahwa masalah yang diidentifikasi, tujuan dan kegiatan yang dirumuskan akan didasarkan atas keseimbangan semua komponen kegiatan. Ketiga, adanya alasan fungsional untuk melakukan perencanaan. Ciri ini menunjukkan bahwa dalam perancanaan alokatif diisyaratkan adanya pengambilan keputusan secara rasional sesuai dengan fungsi-fungsi lembaga dan tugas pokok yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi.
c) Tipe-tipe
Perencanaan alokatif meliputi berbagai tipe yang berbeda antara yang satu dengan yang lainnya. Sasarannya sama yaitu untuk mempertegas tujuan yang akan dicapai dan menetapkan strategi kegiatan pencapaian tujuan secara efektif dan efesien dengan menggunakan sumber-sumber yang tersedia atau yang dapat disediakan.
Menurut Friedman (1973), dapat dikatagorikan kepada empat tipe yaitu :
* Perencanaan Berdasarkan Perintah (Command Planning)
Perencanaan ini memiliki ciri birokratik yang kuat. Pakar perencanaan yang digunakan oleh birokrat berperan hanya sebagai tenaga specialist, seperti konsultan perencana. Tipe perencanaan ini berorientasi pada rencana umum yang telah disusun berdasarkan patokan-patokan yang telah ditetapkan oleh pimpinan lembaga tingkat atas yang berwenang untuk memberi perintah.
Sebagai ilustrasi dapat dikemukan sebuah contoh perencanaan berdasarkan perintah dalam pendidikan nonformal. Direktorat Pendidikan Masyarakat Direktorat Pendidikan Luar Sekolah dan Pemuda telah menetapkan rencana dan sasaran biaya program pembianaan Pendidikan Masyarakat dalam Pelita V sebagaimana terlihat dalam tabel berikut :
Program, Sasaran dan Biaya Program Utama DIKMAS selama Pelita V
No
Program
Sasaran
Unit Biaya
(ribuan Rp)
Total Biaya
(ribuan Rp)
1
2
3
4
5
6
Kejar Paket A *
Kejar Paket B *
Kejar Usaha Biasa @
Kejar Usaha Induk @
Magang *
Kursus DIKLUSMAS *
5.650.000
100.000
90.000
10.000
152.000
600.000
7.5
90
200
2000
300
50
42.753
9000
18.000
30.000
45.000
30.000
JUMLAH
164.975
Sumber : Dit Dikmas Dikjen Dikluspora
Keterangan
* sasarannya adalah jumlah orang
@ sasarannya adalah jumlah kelompok
* Perencanaan Berdasarkan Kebijakan (Police Planning)
Perencanaan ini ditandai dengan kehadiran para pakar perencanaan yang berperan sebagai penasehat (advisor) bagi para perencana ditingkat pusat, tingkat daerah, dan tingkat lembaga penyelenggara program. Perencanaan ini didasarkan atas kebijakan-kebijakan yang telah ditetap sebelumnya. Pengawasan dilakukan untuk terwujudnya proses pengambilan keputusan mengenai rencana yang merujuk kepada kebijakan yang telah ditetapkan, dengan mempertimbangkan kondisi dan kemampuan daerah serta lembaga penyelenggara program.
Pengawasan yang ketat oleh lembaga tingkat pusat tidak diperlukan dalam perencanaan tipe ini karena keketatan pengawasan tersebut dipandang akan menghambat kreativitas daerah yang memiliki kondisi yang berbeda-beda.
Perencanaan ini membutuhkan kelengkapan informasi dari daerah dan lembaga tingkat pusat. Informasi ini berkaitan dengan kondisi daerah dan lembaga, termasuk didalamnya adalah pengalaman, sumber-sumber, potensi, dan kemungkinan hambatan yang berhubungan dengan rencana yang akan dirumuskan.
* Perencanaan Berdasarkan Persekutuan (Corporate Planning)
Perencanaan ini ditandai dengan hadirnya para pakar perencanaan yang berperan sebagai penghubung dalam perundingan-perundingan antara berbagai pihak yang terlibat dalam perencanaan. Perencanaan tipe ini lebih menitikberatkan pada proses kegiatan saling berhubungan antar berbagai pihak baik dalam menentukan tujuan maupun dalam menerapkan kegiatan untuk mencapai tujuan.
Dalam perencanaan ini, proses kegiatan oleh pihak-pihak yang bersekutu lebih diutamakan dari pada hasil kegiatan yang akan dicapai. Pengambilan keputusan tidak dilakukan sebelum semua pihak yang menyepakati melalui proses perundingan. Hasil keputusan dalam perundingan itu biasanya diwarnai oleh perbedaan kekuatan para peserta yang bersekutu dalam tawar-menawar mengenai kepentingan masing-masing dan dipengaruhi pula oleh perbedaan ketrampilan setiap pihak dalam mengunakan kekuatan dan pengaruhnya.
Untuk menghasilkan sebuah keputusan tentang suatu program atau kegiatan, salah satu indikasinya adalah setiap usaha pemecahan masalah harus melalui perundingan secara terpisah antara pemecahan suatu masalah dengan pemecahan masalah lainnya. Segi positif dari perencanaan tipe ini adalah dapat menumbuhkan rangkaian jaringan perundingan yang berkesinambungan sehingga semua pihak dapat saling melakukan konsultasi secara berkesinambungan, terutama saat pelaksanaan program dilapangan.
* Perencanaan Berdasarkan Kepentingan Peserta (Participant Planning)
Perencanaan ini terjadi apabila dalam proses pengambilan keputusan mengenai rencana untuk memecahkan masalah nasional atau untuk melaksanakan tugas nasional, ditawarkan atau diserahkan oleh lembaga tingkat nasional kepada lembaga yang dibentuk oleh masyarakat dan tersebar dimasyarakat. Lembaga tersebut antara lain : organisasi-organisasi rukun tetangga, rukun wilayah, kelompok kerja, koperasi, himpunan petani, organisasi pemuda dan wanita, persatuan keagamaan, ikatan pelajar dan mahasiswa, kelompok belajar, dan lembaga swadaya masyarakat (LSM) lainnya.
LSM biasanya memiliki sumber dana yang terbatas. Dana biasanya diperoleh dari sumbangan anggota atau penduduk yang memiliki kemampuan terbatas pula. Sumber dana yang berasal dari hasil kegiatan ekonomi yang oleh lembaga pada umumnya relatif kecil.
Tetapi LSM tersebut harus berusaha untuk mendapatkan bantuan dari pihak luar baik dari lembaga pemerintah maupun non pemerintah di tingkat lebih tinggi. Dengan demikian, para perencana dapat membantu kemampuan para pengelola LSM untuk melakukan hubungan keluar (public affairs) dan untuk mengembangkan sumber-sumber yang tersedia yang telah dimiliki.
> Perencanaan Inovatif (Innovative Planning)
Perencanaan innovatif merupakan proses penyusunan rencana yang menitikberatkan perluasan fungsi dan wawasan kelembagaan untuk mememecahkan permasalahan kehidupan masyarakat yang menjadi layanan berbagai lembaga. Perencanaan ini ditandai dengan adanya upaya mengembangkan kegiatan dan gagasan baru dalam memecahkan masalah. Berbagai keahlian teknis dilibatkan secara terpadu dalam perencanaan untuk memecahkan masalah yang terjadi dalam kehidupan luas. Proses dalam perencanaan tidak hanya menghasilkan rencana melainkan juga mewujudkan visi diantara para perencana dari berbagai bidang kegiatan lembaga-lembaga terkait.
Chamberlain (1965) dalam bukunya “Private and Public Planning” menjelaskan bahwa perencanaan innovatif adalah tipe perencanaan untuk menghadapi masalah-masalah besar yang tidak dapat dipecahkan dengan mengunakan perencanaan konvensional, melainkan harus mengunakan pola perencanaan yang baru.
Perencanaan innovatif mempunyai tiga ciri pokok yaitu : pembentukan lembaga baru, orientasi pada tindakan atau kegiatan, dan penggerakan sumber-sumber yang diperlukan. Ketiga ciri pokok tersebut dipaparkan dibawah ini.
a) Pembentukan lembaga baru
Perencanaan innovatif pada dasarnya berhubungan dengan penjabaran prinsip-prinsip umum perencanaan yang telah dilakukan oleh lembaga-lembaga terkait kedalam perencanaan yang disusun oleh lembaga yang dibentuk atas kesepakatan lembaga-lembaga tersebut.
Pembentukan lembaga baru tersebut didasarkan atas kepentingan-kepentingan lembaga yang bersangkutan dalam menangani masalah khusus baik secara nasional, daerah, ataupun lokal yang membutuhkan pemecahan secara bersama oleh lembaga-lembaga terkait. Penanganan secara bersama menyangkut pendayagunaan sumber daya manusia yang terdapat pada lembaga masing-masing, pembagian, garapan, dan tugas tiap lembaga, dan lain sebagainya.
Misalnya masalah yang menyangkut kepentingan umum dimasyarakat ialah bertambahnya angka pengangguran pada penduduk usia muda. Dalam menanggulangi masalah pengangguran tersebut pemerintah pusat menetapkan sebuah program perluasan kesempatan kerja, khususnya padat karya. Sasaran yang dijadikan prioritas ialah para pemuda yang menganggur didaerah pedesaan. Program ini akan ditempuh melalui tahapan kegiatan :
1. Pendataan seluruh jumlah penduduk yang berusia muda yang belum mendapatkan pekerjaan atau belum memiliki lapangan usaha (job assessment)
2. Pendidikan dan latihan kerja (workshop and training)
3. Penyaluran lulusan pendidikan ke berbagai lapangan kerja dan dunia usaha (magang)
Upaya perluasan lapangan kerja ini sulit dilakukan secara tuntas oleh satu lembaga, maka kerjasama diantara berbagai lembaga pemerintah menjadi satu keharusan.
Ciri-ciri perencanaan innovatif dalam bentuk lembaga baru disini adalah sebagai berikut :
1. Adanya lembaga baru yang dibentuk oleh lembaga-lembaga terkait atau sektor-sektor, walaupun keputusannya kadang-kadang diputuskan atas dasar politik, namun lembaga baru ini memiliki persepsi dan misi yang perlu digarap secara bersama
2. Lembaga baru berperan untuk mewakili fungsi lembaga-lembaga yang membentuknya dalam memberikan pelayanan secara efektif dan efisisen kepada masyarakat yang membutuhkannya.
3. Lahirnya lembaga baru tidak dimaksudkan untuk menambah anggaran biaya lembaga-lembaga yang membentuknya, karena pembiayaan program-program lembaga baru berasal dari anggaran biaya yang telah ada pada lembaga-lembaga yang telah membentuknya.
4. Hasil yang dicapai dalam perencanaan innovatif tidak biasa dinilai dengan mengunakan analisis sektoral sebagaimana digunakan dilembaga masing-masing. Keberhasilan perencanaan innovatif ini dinilai secara komprehence karena merupakan usaha bersama melalui kegiatan lembaga baru
5. Lembaga baru lebih bersifat reformist, artinya lembaga ini dibentuk untuk memperbaharui sistem pelayanan yang telah ada untuk memecahkan masalah-masalah yang kompleks dan tidak dapat dilakukan secara sektoral.
Ciri terakhir disini berkaitan dengan kecenderungan bahwa makin maju suatu masyarakat, maka berkembang pula spesialisasinya. Namun betapapun tajamnya suatu spesialisasi, masing-masing tidak dapat menyelesaikan masalah umum dengan tuntas. Oleh karena itu diperlukan kerjasama antara lintas sektoral dengan berbagai macam disiplin ilmu lainnya. Akhirnya, perencanaan innovatif ini dapat memperkuat hubungan antar lembaga dan dapat menumbuhkan sistem pelayanan secara terpadu kepada masyarakat.
b) Berorientasi pada kegiatan
Dalam perencanaan innovatif upaya untuk memilih alternatif kegiatan yang efektif untuk mencapai tujuan, dapat dilakukan melalui pertimbangan rasional. Adapun upaya yang sustinable untuk melakukan kegiatan yang efektif itu disebut strategi kegiatan.
Ada dua strategi kegiatan dalam perencanaan innovatif yang berhasil yaitu :
Strategi Pertama, pengembangan mutu lembaga baru untuk membina hubungan yang erat yang berkelanjutan antara lembaga-lembaga untuk membentuk lembaga baru tersebut.
Strategi Kedua, mekanisme kegiatan terfokus pada target pencapaian tujuan lembaga baru itu sendiri.
STRATEGI KEGIATAN PERENCANAAN INNOVATIF
DALAM PEMBENTUKAN LEMBAGA BARU
Kedua strategi diatas dapat diaplikasikan secara bersamaan, kegiatan pengembangan kelembagaan tidak terpisah oleh kegiatan yang memfungsikan lembaga baru. Perlu dikemukan disini bahwa kegiatan-kegiatan strategis sering tidak terdokumentasikan secara resmi, karena pada saat program sedang berlangsung kadang-kandang dilakukan melalui telepon, pertemuan singkat, pengiriman nota, dan lain sebagainya. Kegiatan yang didokumentasi secara resmi biasanya dilakukan melalui laporan tentang pencarian dan pendayagunaan sumber-sumber, pelaksanaan program, desiminasi temuan, dan penyusunan program baru.
c) Pengarahan sumber-sumber
Dalam perencanaan innovatif, para perencana biasanya bertindak sebagai wirausahawan yang aktif melalui kegiatan mencari, mengerahkan, mengorganisasi, dan mendayagunakan sumber-sumber yang tersedia baik didalam maupun diluar lembaga-lembaga terkait., termasuk sumber-sumber dari masyarakat. Sedangkan dalam perencanaan alokatif, sebagaimana yang telah saya kemukan pada pembahasan terdahulu, peran para perencana sebagai penyebar sumber-sumber terbatas dan tersedia ditingkat pusat kepada pihak-pihak yang akan menggunakan sumber tersebut dan kebutuhannya lebih besar dibandingkan dengan sumber yang tersedia.
Perluasan peranan perencana sebagai wirausahawan itu disebabkan oleh beberapa alasan yaitu :
1. Kehadiran lembaga baru
2. Para perencana mengadakan komunikasi dan negosiasi aktif dengan lembaga-lembaga terkait agar tercapai kesepakatan tentang manfaat dan fungsi lembaga baru bagi kepentingan misi dan fungsi lembaga masing-masing.
3. Keberhasilan lembaga baru akan terwujud apabila memiliki dukungan kuat secara berkelanjutan.
Sebelum menggunakan perencanaan tipe alokatif dan innovatif terlebih dahulu seorang perencana harus memahami patokan dasar perencanaan seperti gambar berikut ini :
PATOKAN DASAR
PERENCANAAN ALOKATIF DAN INNOVATIF
> Perencanaan Strategis (strategic planning)
Selain perencanaan alokatif dan perencanaan innovatif sebagaimana yang telah saya kemukakan diatas, pada tahun 70 - an muncul sebuah model perencanaan baru yang dikenal dengan Perencanaan Strategis. Perencanaan ini semula dilakukan pada bidang kemiliteran, kemudian digunakan pula dalam bidang pendidikan, ekonomi, dan bidang-bidang lainnya.
Kata “Strategy” berasal dari bahasa latin “Strategos”yang mula-mula merujuk pada kegiatan seorang jenderal militer yang mengkombinasi “stratos” (militer) dengan “ago” (memimpin).
Dengan demikian strategi merupakan suatu tindakan memimpin militer dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Berikut ini akan kita uraikan mengenai fungsi perencanaan, perbedaan antara perencanaan jangka panjang dengan perencanaan strategis, dan langkah-langkah dalam perencanaan strategis.
a. Fungsi Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis merupakan bagian dari manajemen strategis (strategic management). Fungsi-fungsi manajemen strategis dirumuskan oleh Peter Drucker dalam bukunya “Managing and Turbulent Time” sebagai berikut :
“The primary task of strategic management are to understanding environment, define organizational goals, identify option, make an impliment decisions, and evaluate actual performance. Thus, strategis planning arms to expleit the new and different opportunities of tomorrow, in contrast to long range planning, which tries to optimize for tomorrow the trends of today” (Drucker, 1980 : 61)
Menurut pengertian diatas, fungsi manajemen strategis adalah untuk memahami lingkungan, menentukan tujuan-tujuan organisasi, mengidentifikasi alternatif pilihan, membuat dan melaksanakan keputusan-keputusan, dan mengevaluasi penampilan kegiatan.
Perencanaan strategis berupaya untuk mendayagunakan berbagai peluang baru yang mungkin terjadi pada masa yang akan datang, sedangkan perencanaan jangka panjang berupaya mengoptimasikan kecenderungan yang terjadi masa kini untuk masa yang akan datang.
b. Perbedaan Antara Perencanaan Jangka Panjang Dengan Perencanaan Strategis
Perencanaan jangka panjang (long range planning) yang populer pada tahun 60 – an, berbeda dengan perencanaan strategis. Feeney (1981) membandingkan perbedaan antara perencanaan jangka panjang dengan perencanaan strategis sebagai berikut :
Confucius
Confucius was a wise Chinese philosopher who was born more than 2,500 years ago. He taught his followers how to live a good and moral life, and his teachings are still studied today
Sedangkan Cope (1981) memberikan masukan terhadap perbedaan perencanaan tersebut, yaitu terdapat enam perbedaan pokok antara keduanya, antara lain :
NO
ASPEK PERBEDAAN
PERENCANAAN JANGKA PANJANG
PERENCANAAN STRATEGIS
1
Merupakan sistem tertutup, sehingga rencana suatu lembaga dibatasi waktunya, seperti rencana untuk 5 Th, 10 Th, dan 25 Th
Merupakan sistem terbuka, organisasi dinamis dan tetap mengalami perubahan, apabila organisasi itu memasukan berbagai macam informasi yang muncul dalam lingkungan
2
Berorientasi pada hasil
Berorientasi pada proses
3
Kurang perhatian terhadap nilai dan kondisi politik (kurang rasional)
Cukup rasional karena tidak memperhatikan pada realitas
4
a. Mengarah kepada analisis internal lingkungan dalam lembaga, model-model pengembangan sumber secara kualitatif
b. Fungsi-fungsi kelembagaan terpisah antara satu dengan yang lainnya
a. Mengarah kepada eksternal lingkungan organisasi
b. Informasi kualitatif
c. Keputusan intuitif tentang penglibatan sumber-sumber
d. Mengikutsertakan pihak-pihak terkait dalam kegiatan-kegiatan yang terpadu
5
Membuat keputusan tentang masa yang akan datang berdasarkan data yang ada pada masa sekarang
Mendayagunakan kecenderungan-kecenderungan masa sekarang dan kemungkinan membuat keputusan pada saat ini, dan bukan membuat keputusan pada masa yang akan datang
6
Menekankan pada penggunaan ilmu yang berkaitan dengan perencanaan, manajemen, dan pengambilan keputusan
Menekankan pada kreativitas, inovasi, dan intuisi sebagai seni dalam perencanaan
e. Langkah-Langkah Perencanaan Strategis
Morison, Renfro, dan Bouche (1984) menjelaskan bahwa langkah-langkah dalam perencanaan strategis merupakan perpaduan antara langkah-langkah rencana jangka panjang (long range planning) dan langkah-langkah kajian lingkungan (environmental scanning).
Perencanaan jangka panjang, secara konvensional didasarkan atas konsep perencanaan yang terdiri atas empat langkah pokok yaitu : pemantauan (monitoring), peramalan (forcasting), penentuan tujuan (goal setting), dan pelaksanaan (implementing). Hubungan keempat langkah tersebut dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar
Langkah-Langkah Pokok Perencanaan Jangka Panjang
(Long Range Planning)
Sedangkan kajian lingkungan (environmental scanning) mencakup empat langkah kegiatan yaitu : pengkajian (scanning), penilaian (evaluating), peramalan (forcasting), dan pemantauan (monitoring). Hubungan antara empat langkah tersebut dapat dilihat dalam gambar berikut.
Gambar
Langkah-Langkah Pokok Kaji Lingkungan (Environmental Scanning)
Siklus kajian lingkungan dimulai dari kegiatan mengkaji lingkungan luar (external environment) suatu lembaga untuk mengetahui berbagai issue yang muncul baik yang berupa ancaman maupun yang merupakan kesempatan atau peluang baru bagi lembaga. Bagian awal dari kajian ini adalah menyusun gambaran tentang kecenderungan berbagai issue yang ada pada saat ini.
Langkah kedua adalah kegiatan menganalisis, mengevaluasi, dan menyusun urutan setiap issue dan kecenderungan tersebut. Analisis ini digunakan untuk mengetahui kemungkinan-kemungkinan pengaruh berbagai issue dan kecenderungan terhadap lembaga. Langkah ini menghasilkan daftar issue dan kecenderungan berdasarkan tingkat kepentingannya terhadap kegiatan baik yang sedang dilaksanakan maupun yang sedang direncanakan oleh lembaga.
Dalam langkah ketiga ini ialah mengunakan berbagai tehnik peramalan issue dan kecenderungan dimasa depan. Langkah keempat adalah memantau setiap issue-issue dan kecenderungan yang dianggap penting relevasinya dengan hasil peramalan, dan untuk mengetahui setiap penyimpangan issue dan kecenderungan hasil peramalan.
Sebagaimana yang telah tersinggung dimuka bahwa kedua model perencanaan tersebut, perencanaan jangka panjang dan studi lingkungan, dapat digabungkan menjadi perencanaan strategis. Dengan penggabungan ini maka proses perencanaan strategis terdiri atas enam langkah pokok yaitu : kajian lingkungan, penilaian informasi, peramalan, penentuan tujuan, pelaksanaan, dan pemantauan. Hubungan langkah-langkah berikut dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Gambar
Langkah-langkah pokok proses perencanaan strategis
Perencanaan strategis sebagai gabungan kajian lingkungan dan perencanaan jangka panjang, memungkinkan adanya kegiatan untuk mengkaji dan mempelajari informasi yang terdapat diluar lingkungan lembaga. Hasil kajian informasi yang sedang terjadi diluar lembaga akan menjadi masukan dalam perencanaan sehingga perencanaan yang dilakukan lembaga akan lebih efektif dan relevan dengan kebutuhan lingkungan luar terhadap lembaga itu. Model kajian informasi ini memberi kemungkinan kepada lembaga untuk mengidentifikasi berbagai issue dan kecenderungan sebagai hasil kajian informasi yang dapat digunakan untuk memodivikasi berbagai issue dan kecenderungan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh lembaga.
1212- 7 -- 7 -- 7 -??
??
??
??
Perencanaan
Dalam Manajemen Pendidikan
Postingan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar